KİM KİMİ YÖNETİYOR, ZAMAN MI Beni Yoksa BEN Mİ Zamanı?

Zaman hepimizde eşit olan en değerli kaynaktır. Zamanı satın alamaz ya da kiralayamayız, harcadığımız zamanı geriye koyabilmek hiçbirimiz için mümkün değildir. Ancak bizlere bazılarımızın hayatta daha çok zamanı varmış, sanki bir gün aynı hızda akmıyormuş gibi gelir. Peki ama nasıl, bu mümkün müdür? Elbette ki, zaman yönetimi ile... O halde yapılması gereken tek bir şey var o da zamanı en iyi ve en verimli şekilde kullanmayı öğrenmektir.

Zaman yönetimi, zamanı nasıl algıladığımızı, nasıl değerlendirmemiz gerektiğini anlamamamızı sağlayan, zamanı etkili ve verimli bir şekilde kullanma becerisi olarak ifade edilmektedir. Günümüzde zaman yönetimi becerisi oldukça önemlidir. Hayatın koşuşturması içinde neyi, ne zaman ve ne kadar zaman harcayarak yapabileceğimizi planlamak, yoğun iş tempomuzda bir düzen kurabilmeyi, biriken işleri düzenleyebilmeyi, hayatımızı etkin şekilde yönetebilmeyi ve daha az stresle daha çok şey halledebilmemizi ve en önemlisi hayattan keyif alabilmemizi sağlamaktadır.

İşte zaman yönetimi ile ilgili dikkat edilmesi gereken prensiplerin bazıları aşağıda yer almaktadır.

1.    Eisenhower Matrisi (Hedef ve Öncelikleri Belirleme)

Her zaman yapılması ve halledilmesi gereken onlarca işe sahip olabiliriz ve hepsi de bize çok acil ve önemliymiş gibi gelebilir. Ancak, zamanımızı etkin kullanabilmek için hedeflerimizi net bir şekilde belirlemek önemli bir psikolojik faktördür. Hedefimizi doğru şekilde analiz etmek, önceliklerimizi sağlıklı şekilde belirleyebilmek bu süreçte bizi motive de edecektir. Hedef ve öncelik belirleme sürecinde etkili zaman yönetimi tekniği Eisenhower Matrisidir. Bu matris de görevlerimiz aciliyet ve önem olmak üzere iki sınıf üzerinden toplam dört farklı kategoriye sahiptir.

  Acil ve Önemli Olanlar: Bu kategori, acil ve önemli olduğu için hemen gerçekleştirilmesi gereken görevleri içerir. Bu görevler, bizler için ertelenemeyecek ve bir başkasına devredilemeyecek kadar önemli olan görevlerdir. Bu görevler dikkat ve bilgi isteyen görevleri de kapsayabilmektedir.  Örneğin, süresi sınırlı olan bir proje ve ödev teslimi, sağlık sorunları, acil müşteri ya da danışan talepleri bu kategorizede yer alabilir.

  Acil Olmayan Ancak Önemli: Bu kategori, acil olmasa da bizler için önemli olan görevleri içerir. Bu görevler günümüz için gerçekleşmesi çok acil olmasa da gelecekteki hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı görevleri içermektedir. Bu görevlere zaman ayırarak gelecekteki başarıyı sağlamak amaçlanmaktadır. Örneğin, uzun vadeli projeler, ödevler, davalar vb., eğitim veya kişisel gelişim faaliyetleri bu kategoriye örnek olarak düşünülebilir.

 Acil Ancak Önemsiz Olanlar: Bu kategori, acil ancak aslında önemsi olan ya da biz dışındaki kişilerin de gerçekleştirebileceği görevleri içerir.  Bu görevler karşısında sınır koymayı bilmek, gerekli durumlarda başkasına devredebilmek ve zamanımızı daha değerli görevlere yönlendirmek gerekir. Örneğin, insanlardan gelen anlık talepler, beklenmedik toplantılar, görüşmeler bu kategoriye örnek olarak verilebilir. Bu tür görevleri mümkün olduğunca azaltmaya çalışmak önemlidir.

  Acil Olmayan ve Önemsiz Olanlar: Bu kategori, acil olmayan ve de önemli olmayan görevleri içerir. Genellikle zamanı boşa harcayan, eğlence veya rahatlama amaçlı yaptığımız şeyler bu kategoriye girmektedir. Örneğin, Akıllı telefon kullanımı (sosyal medya- oyun, video), dizi-film izleme, zaman geçirme gibi. Bu görevlere zaman ayırırken zaman sınırlaması unutmamalı, süreyi fazla uzattığımız her dakika görevlerimizin acil ve önemli kategorisinde birikmesine neden olacaktır. Bu durumda stres faktörümüzü tetikleyecektir.

Eisenhower Matrisi’ni kullanarak, öncelikli olarak acil ve önemli görevleri belirlemeli ve belirlediğimiz görevler içerisindeki listeyi takip etmeliyiz.  Böylece, zamanımızı verimli bir şekilde kullanabilir ve daha dengeli bir yaşam sürebilir ve psikolojik olarak görevler karşısında köşeye sıkışmış gibi hissetmek kurtulabiliriz.

2.    Motivasyon ve Odaklanma:

Motivasyon, zaman yönetiminde oldukça önemli bir konumdadır. Yüksek motivasyonla çalıştığımızda zamanı daha iyi kullanabilmemiz daha mümkün hale gelmektedir. Motivasyonu artırmak için, kendimize anlamlı hedefler belirleyebilir, ilgimizi ve tutkularımızı yansıtan işlere odaklanabiliriz. Ayrıca, dikkatimizi dağıtan unsurları ortadan kaldırarak odaklanmayı sağlamak oldukça da önemlidir. Günümüzde, dikkatimizi dağıtan birçok faktör vardır. Bu sebeple, odaklanma becerilerimizi geliştirmek için dikkat dağıtıcı unsurları (teknolojik cihazlar vb.) sınırlandırmalı ve sadece bir göreve odaklanmayı denemeliyiz.

3.    Mola Verin

Zaman yönetimi becerisine sahip olmak demek tüm görevleri yerine getirmek, çokça çalışmak demek değildir. Sürekli çalışır durumda iken verimliliği kaybedeceğimiz için zaman yönetimi becerisini içselleştirmiş biri düzenli olarak kısa da olsa molalar vermesi gerektiğini bilir. Mola vermek, beyin ve bedeninizi dinlendirir ve verimliliği artırır. Düzenli mola verme sürecini düzenli hale getirmek için pomodoro tekniği (25 dk. çalış- 5 dk .ara ver)  gibi çalışma-ara verme yöntemi kullanarak, konsantrasyonunuzu koruyabilir ve daha uzun süre çalışabiliriz. Pomodoro tekniğindeki amaç, zamana karşı yarışmamız ve 25 dakikalık süre boyunca elimizden geldiğince çok işi bitirmemizdir. Ayrıca, pomodoro tekniğini üretkenliği artırmak için en kullanışlı araçlardandır.

4.    Başkalarından Yardım İsteyin

Zaman yönetimi üzerinde çalışırken bazı zorluklarla karşılaştığınızda, çekinmeden başkalarından yardım isteyebilmeliyiz. Destek almak, zamanımızı daha etkili bir şekilde kullanmanızı sağlar. İş birliği yapmak ve görevleri paylaşmak, görevlerin nasıl yapılabileceği hakkında bilgilenmek zamanımızı daha verimli bir şekilde yönetmemizi sağlayacaktır.

5.    Kendinize Esneklik Tanıyın

Zamanımızı yönetebilmek sıkı bir program, katı kurallar ile sağlanabilir bir şey değildir. Aksine, zamanı yönetme becerisinin içinde esneklik kabiliyetinin olduğunu unutmamamız gerekir. Esneklik, beklenmedik durumlar karşısında başa çıkmayı ve uyum sağlamayı kolaylaştırır.  Planlarımızın dışında bazı gelişmelerin olabileceğini her zaman farkında olmalı ve buna uyum sağlamamız gerektiğini hatırlamalıyız. Planımızda yaşanan bir aksaklık tüm planımızı ve görev dağılımımızı boşa çıkartmamalı. Her zaman esnek bir plana sahip olmalıyız. Unutmayın ki, esnek olmak stresi azaltır ve ruh sağlığımızı korur.

Zaman bizim en değerli kaynağımız ve onu en iyi şekilde değerlendirmeyi öğrenmek bize sınırsız zenginlik katacaktır. Yukarıda belirtilen maddeler zaman yönetimi konusunda sadece bazı teknik ve dikkat edilmesi gereken hususları içermektedir. Zaman yönetimi konusunda zorlandığınızı ve bu sorunu tek başınıza çözemediğinizi düşünüyorsanız bir ruh sağlığı uzmanından yardım almanızı öneririm. Randevu almak isterseniz randevu takvimimden bana ulaşabilir ya da sorunuz var ise her zaman sorunuzu sorabilirsiniz.