Stresten Kaçınma ve Zaman Yönetimi

Şüphesiz her birimizin pek çok hayali ve hedefi var. Diğer taraftan çoğu zaman yapmak istediklerimiz şeylere zaman yetiremediğimiz konusunda şikayetçi olduğumuz da bir gerçek. Bu doğrultuda zaman yönetimi konusunda kendinizi başarısız hissettiğiniz pek çok an olmuştur. Şimdi tüm bu yaşadıklarınızı aklınıza getirin. Muhtemelen zamanınızı etkili bir şekilde yönetemediğiniz için geçmişte pek çok kere stresli durumlara maruz kaldınız. Artık zaman yönetiminin stres ile nasıl bir ilişkisi olduğunu az çok tahmin ediyorsunuz. O halde bu konudaki kritik noktalara gelin biraz daha yakından bakalım. 

Zamanınızı Nasıl Harcadığınızı Değerlendirin 

Zamanı daha iyi yönetebilme becerisi kazanmak için öncelikle zamanınızı nasıl harcadığını gözden geçirmelisiniz. Bunu daha etkili bir şekilde yapmak için bir günü 15’er dakikalık parçalara ayırın. Daha sonra her bir 15’er dakikayı nasıl geçirdiğinizi kaydedin. Gün sonunda neyi ne kadar süre yaptığınızı hesaplayın. Belki de saatlerce televizyon izlediğinizi ya da mobil uygulamalarda aslında ne kadar çok zaman harcadığınızı görüp hayıflanabilirsiniz. 

Şimdi zamanınızı nelere harcadığınızla ilgili kısa bir değerlendirme yapabilirsiniz. Bu değerlendirme size bir farkındalık kazandıracak ve sonraki günleri nasıl geçirmek istediğiniz ile ilgili bazı ayarlamalar yapma imkanı sunacak! Bu ayarlamalara sadık kalmak ve zaman zaman kendinizi ödüllendirmek de daha çok motive olmanızı sağlayacak ve böylece zamanınızı daha iyi yönetebileceksiniz. 

Hedefleri Belirleyin 

Zaman yönetimiyle ilgili diğer bir önemli nokta hedeflerinizi net bir şekilde ortaya koymanız. Bu hedefleri belirli süreleri kriter alarak oluşturabilirsiniz. Günlük, aylık, yıllık ya da uzun vadeli planlar yapabilirsiniz. Ne yapmak istediğinize dair net bir fikriniz yoksa sizi hedefinize ulaştıracak yollar ve seçenekler ile ilgili plan da yapamazsınız. 

Öncelik Sırası Oluşturun 

Hedeflerinizin ne olduğunu net bir şekilde belirlediniz. Sıra bu hedefleri öncelik sırasına koymaya geldi. Ulaşmak istediğimiz hedeflerin hepsi bizim için aynı oranda önemli olmayabilir. O nedenle ilk olarak sizin için en önemli olana odaklanın. Daha sonra diğer hedefleriniz için çalışabilirsiniz. Öncelik sırasını daha etkili bir şekilde yapmak için A, B, C listesi oluşturabilirsiniz. 

ABC listesi temelde yapılması gereken işlerle ilgili A’dan C’ye azalan şekilde bir öncelik sırası oluşturmaktır. A listesine yapmak zorunda olduğunuz en önemli aktiviteleri eklemelisiniz. Örneğin şirketin sizden istediği sayıda satışı gerçekleştirmek için son bir haftanız kaldı ve görüşme yapmak için gideceğiniz yerleri belirlediniz. Haftaya yapmanız gereken yeni işler çıkabileceğini düşünüyorsanız hemen bugün yola koyulmalısınız. 

B listesinde ise gün içerisinde yapmak istediğiniz diğer faaliyetler var. Şayet bunları bugün yapamaz ve ertelerseniz sizin için çok da olumsuz bir sonuca sebep olmayacak. Örneğin işten eve dönerken telefon faturasını ödemeniz için son bir hafta kaldığını ve bunun için bankaya gitmeniz gerektiğini hatırladınız. Fakat öyle yorgunsunuz ki bir an önce kendinizi eve atmak istiyorsunuz. Hiç sıkıntı değil, henüz bu işlemi yapmak için yeterli zamanınız var. O nedenle bu, B listesine yazabileceğiniz bir görev. 

C listesini oluşturan işleri ise A ve B listelerini yerine getirdiğinizde yapabilirsiniz. Peki ya hiç yapmazsanız ne olur? C listesine, hiçbir zaman yapmayacak olsanız bile kötü etkilenmeyeceğiniz işleri yazmalısınız. Örneğin yolda yürürken zincir marketlerden birinin önünden geçtiniz ve haftanın bomba indirimleri ile karşılaştınız. Fakat zamanınız yok ve devam etmek zorundasınız. O halde müsait bir zamanda aktüel ürünler için markete uğrama işini C listesine atabilirsiniz. Bunu hiç yapmazsanız bile sizin için büyük bir kayıp olmayacaktır. 

Yapılmayacaklar Listesi 

Sadece yapılması gereken işleri değil yapmamanız gereken işleri de listeleyebilirsiniz. Örneğin sosyal medyada fazla vakit harcama eğilimindeyseniz bunu yapılmayacaklar listesine ekleyebilirsiniz. Böylece bugün sosyal medyada zaman kaybetmemeniz gerektiği ile ilgili bir hatırlatıcınız olmuş olacak. Zamanınızı alan ve yapmak istemediğiniz diğer işleri de bu listeye ekleyebilirsiniz.

Zaman Planlaması 

Yapmak istediğiniz işleri öncelik sırasına göre hazırladınız. Şimdi bu işleri gün içerisinde hangi saatlerde yapacağınızı belirlemelisiniz. Örneğin alışverişe ne zaman çıkacaksınız? Ya da bitirmeniz gereken rapora kaç saat ayıracaksınız? Tüm bunları belirledikten sonra ilk birkaç işi bitirdiniz. Bu sırada diğer işlere geçmeden önce kendinizi rahatlatacak aktiviteler yapmayı da unutmamalısınız. 

Gerektiğinde Hayır Diyebilmek 

Sabah kalktınız, kendinizi aşırı enerjik hissediyorsunuz ve gün bitmeden yapmak istediğiniz onlarca etkinlik var. Bu noktada kendinize dur demelisiniz. Plana sadık kalabilmek çok önemli. Ayrıca bedeninize aşırı yüklenmenin olumsuz sonuçlarına maruz kalabilirsiniz. Bazen de çok sevdiğiniz bir arkadaşınızın sizinle yapmak istediği etkinlikler olabilir. Eğer reddederseniz suçluluk duygusu yaşayacağınızı düşünebilirsiniz. Bu gibi durumlarda hayır diyebilmek oldukça zordur. 

Kolaylaştırmak ise sizin elinizde! A, B, C listenizi hazırlayıp bu listedeki yapılacak işleri saat aralıklarına böldüğünüzde diğer etkinlikler için ne kadar zaman ayırabileceğinizi de kolayca görme imkanınız olacak. Dolayısıyla hem kendinize hem de çevrenizdekilere daha kolay bir şekilde hayır demeyi öğreneceksiniz. Bu konuda kişiselleştirilmiş tavsiyeler alabilmek için size gerekli becerileri öğretecek uzmanlara danışabileceğinizi de hatırlatalım. 

Yardım İsteyebilmek 

Listenize aldığınız her iş için baştan sona tek başına uğraşmanıza gerek yok! Bazen kişisel olarak ilgilenmenizin gerekli olmadığı işler vardır. Bu işler için çevrenizdekilerden yardım isteyebilirsiniz. Ayrıca başkalarının size devretmeye çalıştığı basit işleri üstlenmekten kaçınmalısınız. Bu durum sizin başkalarını kullandığınız ya da sizden yardım istediklerinde onları geri çevirdiğiniz anlamına gelmez. İşin kim tarafından hangi zamanda yapılacağına dair seçici olduğunuz anlamına gelir. Yeteri kadar zamanınız yoksa ve iş yükünüz zaten fazlaysa yardım istemekten çekinmemelisiniz. Başkalarına yardım etmek istediğinizde de gerçekten buna ihtiyaçları olup olmadığına ve ayırabileceğiniz zamana dikkat etmelisiniz. 

İşleri Tek Bir Seferde Yapmak 

Haftaya yapılacak iş toplantısında sunmanız gereken bir rapor olduğunu düşünün. Önünüzde bir hafta var ve bu raporu hazırlamak yalnızca 3 saatinizi alacak. Şayet bu işi gereğinden fazla parçalara ayırıp farklı günlere ötelerseniz, örneğin 1 saatlik kısmını yapıp geri kalan kısımlara da her gün yarım saat ayırmak gibi, bu durumda aynı işle defalarca uğraşmış olacaksınız.  Yani rapor için yarım saatlik işi halletmeden önce 15 dakikanızı önceki gün yazdıklarınızı hatırlamaya harcayacaksınız. Kısa zamanda yapılabilecek işleri bu şekilde parçalara ayırırsanız her defasında o işe en baştan sonuna kadar hakim olmanız gerekeceğinden zamanınızın bir bölümü boşa gidebilir. Bunun yerine eğer birkaç saatte tamamlanabilecek bir iş ise molalar vererek tek seferde o işi bitirmek en iyisidir. 

Aksaklıkları Azaltabilmek 

Her ne kadar mükemmel bir plan yapıp buna uymaya çalışsak da gün içerisinde bazı aksaklıklarla karşılaşabiliriz. Bu gerçeği kabullenip stresten kaçınmak için planınızı daha esnek yapmalısınız. Yine de bu aksaklıkları kısmen de olsa kontrol edebilirsiniz. Örneğin belli saatler arasında gelen çağrıları cevaplamayabilir ya da haftalık rutinler oluşturabilirsiniz. Çevrenizdekiler prensiplerinizi öğrenirlerse zamanla buna göre hareket edeceklerdir. Zaman yönetimi ile ilgili bu basit ama etkili teknikleri uygulamak iyi bir başlangıç noktasıdır. Bunun ötesine geçebilmek için uzmanlara danışmanın oldukça faydalı olacağını da belirtelim.